Ein Projektportal spart Zeit und Nerven?
Geschrieben von: Administrator Freitag, den 13. November 2009 um 16:13 Uhr
Die größten Risikofaktoren bei der Durchführung von Projekten liegen heute bei den Beteiligten und deren Kommunikation. Projekte scheitern kaum an der Technik. Etwa achtzig Prozent aller Projekte, die schief laufen, scheitern an der Kommunikation. Das zeigt deutlich, wie wichtig der menschliche Faktor im Projekt ist. Wie lassen sich am besten Zeit und Nerven sparen? Was können hier Projektportale leisten?
So läuft es heute
Je mehr Menschen an einem Projekt mitarbeiten, umso komplizierter und schwieriger wird die Kommunikation. Denn in vielen Firmen wird die Projektkommunikation immer noch mit unterschiedlichen Systemen abgewickelt. Wer kennt das nicht. Fast nahezu jeder Projektmitarbeiter hat seinen bevorzugten Kommunikationskanal: Als E-Mail, Face-to-face-Kommunikation, als doc-Datei, als Fax usw. Auch die Dokumentenablage - ob Ordner oder digitalisierter Text - meist ist dieser verteilt auf viele Verzeichnisse der Mitarbeiter und in den lokalen Netzwerken. Im Verlauf des Projektes werden diese Daten immer wieder überarbeitet und aktualisiert und erneut an alle Teammitglieder verschickt. Für die regelmäßigen Statusberichte werden die Informationen dann von mehreren Stellen gesammelt, zusammengestellt und verschickt.
Die Konsequenz daraus: Hier ist immer noch ist viel zu viel Sand im Getriebe und die Kommunikation ist wohl die größte Basis für Missverständnisse und Probleme.
Kennen Sie das?
- Berichte und Informationen werden nicht wiedergefunden
- Die Suche nach Informationen kostet mehr Zeit als notwendig
- Mitarbeiter arbeiten zweigleisig und entwickeln die gleichen Dokumente nochmals
- Ein Mitarbeiter hat wichtige Daten auf seinem PC und andere haben nur schwer Zugriff, falls der Mitarbeiter ausfällt
- Die wichtigsten Daten und Ergebnisse befinden sich auf dem Notebook des Projektleiters
In einer Studie über "Aufwände im Projektmanagement" (Uni Frankfurt und UB Campana & Schott) wurden wichtige Ergebnisse zum Kommunikationsmanagement festgestellt. Hier wurden in 25 Unternehmen die Abstimmungs- und Kommunikationsprozesse bei Meetings, Telefonaten usw. untersucht. Der Aufwand für Kommunikation im Projekt liegt inzwischen bei mehr als fünfzig Prozent - so das Ergebnis der Studie. Und dabei müssen heute Projekte mit weniger Budget und Zeit abgewickelt werden.
Die neue Alternative: Projektportal
Seit kurzem werden im Internet Projektportale angeboten, die den Benutzern eine einfache und übersichtliche Handhabung bieten. Hier können Sie und Ihre Kollegen Projekte betreiben und koordinieren - rund um die Uhr und unabhängig von Ihrem Aufenthaltsort. Projektportale können projektbezogen innerhalb eines Projektes oder sogar firmenweit für das Multi-Projektmanagement eingesetzt werden.
Woraus besteht nun ein Projektportal?
Die Dokumentenverwaltung
Die wichtigste Funktion eines Projektportals ist zweifellos die Dokumentenverwaltung - das Herz des Projekts. Hier werden, ähnlich wie auf einer Festplatte, alle gemeinsam genutzten Materialien wie Statusberichte, Projektanträge, Verträge usw. gespeichert. Mithilfe von Funktionen wie Versionierung und Dokumentenverlauf können Sie zum Beispiel nachsehen:
- Wer wann welches Projekt geändert hat
- Welchen Aufgaben wann neue Prioritäten zugewiesen wurden
- Wer den Zeitplan geändert hat
- Welchen Status die einzelnen Versionen des Dokuments besitzen
Die Zeit- und Ressourcenplanung ist die gemeinsame Aufgabenliste Ihres Projektes: Hier können Projektmitglieder Aufgaben erstellen und ihnen Prioritäten und Ressourcen zuweisen. Sie können mit Meilensteinen Fristen setzen und anhand von Listen und GANTT-Diagrammen überblicken, wie das Projekt vorschreitet. Im Aufgabenpool kann jedes Mitglied individuell Protokolle darüber erstellen, wie viel Arbeitszeit er oder sie einer Aufgabe gewidmet hat.
Das Diskussionsforum
Ein Konferenzsystem, in dem Projektmitglieder Ideen diskutieren, Lösungen vorschlagen und allgemeine Kommentare abgeben können.
Die Ereignisberichte
Ereignisberichte stellen den wichtigen Feedback-Mechanismus des Systems dar. Die Berichte werden jeden Morgen per E-Mail verschickt und sorgen dafür, dass Ihre Projektmitglieder über sämtliche Aktivitäten im Projekt informiert sind.
Rote Flaggen an Dateien und Ordnern weisen darauf hin, dass hier eine Änderung vorgenommen wurde.
Der Projektkalender
Der Projektkalender zeigt die festgelegten Treffen und Meilensteine. Hier erfahren die Mitglieder des Projekts, was wann im Projekt geschieht. Sämtliche Treffen und Meilensteine werden in diesem Bereich aufgelistet. Wenn Sie ein Treffen ansetzen, erhalten die eingeladenen Personen automatisch eine E-Mail.
Der Privatbereich
Hier besitzt lediglich der einzelne Mitarbeiter einen Zugang und kann sich hier seine privaten Dokumente, Kalender etc archivieren.
Die einfache Handhabung
Mit dem Internet Explorer können Sie Dokumente und Ordner zwischen Ihrem Computer und dem System per Drag & Drop verschieben. Natürlich müssen Sie kein Computer-Experte sein, um mit einem Projektportal arbeiten zu können.
Weitere Bestandteile eines Portals
Je nach Anbieter können in einem Projektportal noch weitere Bestandteile integriert sein: eine Suchmaschine zur Volltextsuche, ein System zur Steuerung der Zugriffsrechte, Schnittstellen zu externen Systemen, um zum Beispiel Zugriffe auf Daten der Kunden, Mitarbeiter usw. zu erhalten.
Welchen konkreten Nutzen bietet ein Projektportal?
- Die Neuigkeiten und Änderungen am Projekt sind sofort für alle Projektmitarbeiter verfügbar.
- Eine Datei muss nur einmal an einer zentralen Stelle aktualisiert werden.
- Es werden wesentlich weniger Dokumente verschickt und dadurch der E-Mail-Verkehr extrem entlastet.
- Das gesamte Team ist immer auf dem gleichen Informationsstand
- Die Transparenz für das Projekt erhöht sich, da alle Mitarbeiter Zugriff auf das Portal haben.
Für alle Unternehmen, die projektbezogen arbeiten, lohnt sich der Einsatz eines Projektportals. Nach unseren Erfahrungen können dabei bis zu 20 Prozent der für das Informationsmanagement benötigten Zeit eingespart werden. Der Umstellungs- und Einarbeitungsaufwand ist bei einer schrittweisen Einführung sicherlich tragbar.
Informationen zu Projektportalen
Eine einfach zu bedienende Plattform für Ihre Projektarbeit stellt zum Beispiel www.projectplace.de zur Verfügung. Hier finden Sie eine Vielzahl der beschriebenen Funktionen. Vor allem für die Teamarbeit ist dieses Produkt geeignet. Auf der Webseite finden Sie ausführliche Hilfsfunktionen, die Ihnen auf Wunsch aber auch in gedruckter Form zugestellt werden. Derzeit hat www.projectplace.de über 90.000 registrierte Nutzer aus etwa 6.000 Firmen und wächst monatlich um ca. 20 Prozent (Stand Juni 2002).
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