Zeit gewinnen durch effektives Zeitmanagement
Geschrieben von: Administrator Freitag, den 13. November 2009 um 16:59 Uhr
"Don´t work hard, work smart!" – Zeit gewinnen durch effektives Zeitmanagement
Was ist eigentlich Zeit? Wie gehen wir mit Zeit um? Wie können wir Zeit gewinnen? Diese und viele weitere Fragen stellen sich uns, wenn wir versuchen, unsere Zeit so effektiv wie möglich einzusetzen. Zeit ist eines der wichtigsten Güter, die wir besitzen und es ist zudem kostenlos! Für Führungskräfte und Unternehmer ist die Zeit oftmals ein wertvolles Kapital. Aber leider ein Kapital, das wir nicht vermehren können! Wir können Zeit auch nicht sparen und wenn wir unseren übervollen Terminkalender ansehen, dann müssen wir erkennen: Unsere Zeit ist knapp! Und natürlich können wir unsere Zeit gar nicht managen. Wir können nur uns selbst managen. Zeitmanagement ist Selbstmanagement!
Wir müssen die Zeit besser nutzen
Unser Ziel muss es also sein, unsere Zeit besser zu nutzen. Dabei hilft uns ein effektives Zeitmanagement. Schon wenige einfache Techniken helfen uns wirkungsvoll weiter. Wir sollten das Zeitmanagement beherrschen, nicht umgekehrt!
Grundsätzlich können wir zwischen zwei Zielrichtungen wählen:
- Das Maxi-Prinzip - mehr Erreichen bei gleichem Aufwand
- Das Mini-Prinzip - dasselbe Erreichen mit weniger Aufwand.
Verwenden Sie dazu am besten die SMART-Formel:
Sind Ihre Ziele spezifisch, messbar, machbar, realistisch, termingerecht?
Übersicht – die Zeitanalye steht am Anfang
Als erstes sollten Sie sich mehr Übersicht verschaffen. Analysieren Sie Ihren Arbeitstag. Wie gehen Sie eigentlich mit der Zeit um? Dies ist der erste Schritt zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements. Mit einer sorgfältigen Analyse können Sie locker 8 bis 10 Stunden Zeit pro Woche einsparen! Betrachten Sie alle Ihre Tätigkeiten unter folgenden Blickwinkeln:
- Ist diese Arbeit überhaupt notwendig?
- Ist diese Arbeit auch sinnvoll?
- Trägt sie zum endgültigen Ergebnis bei?
- Bin ich überhaupt zuständig?
- Können das andere nicht besser machen?
- Gibt es eine effektiver Methode für diese Arbeit?
Was ist überhaupt wichtig?
Nach dieser grundsätzlichen Zeitanalyse überlegen Sie sich, was ist für Sie persönlich überhaupt wichtig? Wollen Sie die richtigen Dinge tun oder wollen Sie die Dinge richtig tun? Schaffen Sie sich so Ihre Schwerpunkte. Hinterfragen Sie jede Tätigkeit.
So gewinnen Sie wertvolle Zeit:
Vermeiden Sie Zeitdiebe! Der erste Zeitdieb ist eine schlechte Organisation. Wie oft suchen Sie nach irgendwelchen Unterlagen? Schaffen Sie sich eine übersichtliche Ablage. Laufende Projekte gehören in ein Hängeregister. Erledige Projekte können Sie in einem Ordner abheften.
Aufschieben erzeugt Stress und Druck. Setzen Sie sich eine Frist und belohnen Sie sich dafür, wenn Sie die Aufgabe gelöst haben. Erledigen Sie lästige Dinge möglichst sofort.
Sagen Sie öfters mal NEIN und lehnen Sie eine Bitte oder einen Auftrag ab. Störungen von außen wie Besuche, Telefon usw. unterbinden Sie, indem Sie Ihre Erreichbarkeit einschränken, z.B. durch einen Anrufbeantworter.
Besprechungen sind oftmals das Gegenteil von effektiv. Hier sind eine genaue Zielbestimmung, eine konkrete Tagesordnung und ein konkretes Zeitlimit besonders wichtig. Unterbinden Sie die üblichen Abschweifungen und führen Sie das Gespräch höflich aber bestimmt zum Thema zurück.
Erstellen Sie sich folgenden Aktionsplan: Was werde ich ab heute tun, um drei meiner wichtigsten Zeitdiebe zu fassen? Entwickeln Sie ganz konkrete Lösungsideen. Es lohnt sich!
Setzen Sie Prioritäten
Alle verbleibenden Tätigkeiten sollten Sie nach Prioritäten bearbeiten. Konzentrieren Sie sich auf wichtige Aktivitäten. Meistens erbringen 20 Prozent Ihrer Tätigkeiten 80 Prozent der Ergebnisse. Dieses Pareto-Prinzip lässt sich auf viele Ereignisse übertragen. So bringen 20 Prozent der Kunden 80 Prozent des Umsatzes. Und 20 Prozent Ihrer Tagesarbeit erbringen 80 Prozent des Arbeitserfolges.
Teilen Sie daher Ihre Aufgaben in drei Rubriken ein:
- A-Aufgaben – sehr wichtig
- B-Aufgaben – wichtig
- C-Aufgaben – unwichtig, Kleinkram, Routine
Folgende Zeiteinteilung pro Tag hat sich in der Praxis bewährt:
- A-Aufgaben -– 3 Stunden – nur 1-2 Aufgaben einplanen
- B-Aufgaben – 1 Stunde – weitere 2-3 Aufgaben einplanen
- C-Aufgaben – 45 Minuten – die restliche Tageszeit dafür einplanen oder delegieren
Starten Sie unbedingt mit einem schriftlichen Plan in den Tag, den Sie am besten schon am Abend vorher aufstellen, damit sind diese Gedanken aus Ihrem Kopf und können nicht mehr vergessen werden. Gehen Sie dabei nach folgenden Grundregeln vor: Verwenden Sie 60 Prozent Ihrer Zeit für geplante Aktivitäten, 20 Prozent für unerwartete Aktivitäten (Störungen usw.) und 20 Prozent für spontane, kreative oder soziale Tätigkeiten.
Planen Sie in drei Stufen
Beginnen Sie mit der langfristigen Planung – etwa ein bis zwei oder max. drei Jahre. Tragen Sie in Ihren Jahreskalender alle Termine, Veranstaltungen und Sitzungen ein, die Ihnen bereits bekannt sind.
Danach folgt die mittelfristige Planung – immer für einen Monat. Tragen Sie sich hier Ihre Aktivitäten ein, die Sie zur Zielerreichung benötigen.
Die kurzfristige Planung – 3-Tages- oder Wochenplanplan. Setzen Sie sich Ziele für jeden Tag, stellen Sie einen Aufgabenkatalog zusammen und setzen Sie Ihre Prioritäten nach der ABC-Analyse. Ohne Planung gibt es kein Zeitmanagement. Aber was nützt eine gute Planung, wenn Sie nicht konsequent Ihre Ziele verfolgen und die geplanten Aktivitäten umsetzen. Nehmen Sie sich trotz Ihrer knappen Zeit auch immer wieder ein paar Minuten Zeit zur Rückbesinnung und Vorausschau.
Literaturempfehlung: Lothar Seiwert: Wenn Du es eilig hast, gehe langsam, Campus Verlag
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