Erfolgreich Projekte managen

Geschrieben von: Administrator Freitag, den 13. November 2009 um 16:44 Uhr

Management - Planung

Projektmanagement

Projektmanagement ist ein Instrument, welches das Überleben eines Unternehmens im Wettbewerb sichert. Immer mehr Unternehmen greifen zu diesem Instrument. Die Organisation eines Betriebes, die Umsetzung einer Firmenstrategie, die Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen, eine Operninszenierung, die Durchführung einer Sportveranstaltung oder eines Kongresses, der Umzug einer Betriebsstätte, all das sind Beispiele für Leistungen, die mit Hilfe eines effektiven Projektmanagements sicher und erfolgreich durchgeführt werden. 

Seit den frühen fünfziger Jahren die Aufgaben der Raumfahrt und der Rüstung so komplex und unübersichtlich wurden, ging man daran, Instrumente und Konzepte zu erarbeiten, die die Realisierung von großen Projekten und Vorhaben wesentlich erleichterten. Mit der Entwicklung der Netzplantechnik wurden die ersten Ansätze von Projektmanagement verwirklicht. Heute ist der Netzplan ein wichtiges Instrument im Rahmen einer umfassenden interdisziplinären Managementmethode - eben dem Projektmanagement.

Leider existiert immer noch das weitverbreitete Vorurteil, Projektmanagement sei nur etwas für große komplexe Industrieprojekte. Das ist in jeder Hinsicht falsch. Ein systematisches Projektmanagement kann auch bei kleineren Vorhaben von großem Nutzen sein. Denn auch viele kleine Vorhaben können eine Menge Kapazität im Unternehmen binden.

Auch der ständig härtere Wettbewerb, die immer komplexer werdenden Aufgaben und das einengende Spezialistentum unserer Zeit sind Gründe, die das Führungskonzept „Projektmanagement“ immer wichtiger werden lassen. Viele Unternehmen können mit Projektmanagement ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern, die eigene Marktposition stärken und verbessern.

Wie läuft nun ein erfolgreiches Projektmanagement in der Praxis ab?
Beim Projektmanagement geht es um das Organisieren der Zukunft, mit dem Ziel ein bestimmtes Ergebnis herbeizuführen. Projekte im Sinne von Projektmanagement sind durch folgende Punkte charakterisiert:

• klare Zielvorgabe
• bestimmter Zeitrahmen (Anfang und Ende)
• begrenzter Einsatz von Ressourcen
• festgelegter Kostenrahmen

Ein guter Projektmanager legt genau fest, was zu tun ist, wer welche Arbeit zu tun hat und wo sie getan werden muss. Außerdem wird ein Zeitrahmen gesetzt, den es einzuhalten gibt. Diese Planung muss aber in jeder Hinsicht ein dynamischer Prozess sein, der ständigen Überarbeitungen und Verbesserungen unterworfen ist. Der erste Schritt ist immer die Benennung eines Projektleiters, der die Gesamtverantwortung für das Projekt übernimmt. Diese Stellung ist vergleichbar mit einem Firmenchef. Ihm zur Seite steht das Projektteam, das die einzelnen Aufgaben erledigen soll.

Einteilung in Projektphasen
Um das Projekt übersichtlich zu gestalten, teilen wir es zunächst in vier Hauptphasen ein:

1. Definitionsphase
   Hierzu gehören im wesentlichen die Problemanalyse, die Zielklärung, die Potentialanalyse, die Grobplanung und die Wirtschaftlichkeitsberechnung.
2. Planungsphase
   In der Planungsphase erstellen wir die Struktur (Projekt-Struktur-Plan) des Projekts und den genauen Ablauf (Projekt-Ablauf-Plan). Nach der
3. Realisierungsphase
   In dieser Phase wird das Projekt organisiert. Meilensteine charakterisieren wichtige Schlüsseletappen, die erreicht werden müssen, bevor das Projekt weiterbearbeitet werden kann. Die einzelnen Arbeitspakete werden von den Projektteams durchgeführt und bei Abweichungen wird sofort gegengesteuert.
4. Abschlussphase
   Ist das Projekt erfolgreich abgeschlossen, erfolgt der Projektabschlußbericht, die Nachkalkulation oder Abrechnung und die Reintegration der Mitarbeiter in den normalen Arbeitsprozess. Vergessen wir aber auch nicht die Würdigung des Erreichten. Oftmals wird vergessen, dass man an dieser Stelle auch mal feiern sollte.

So gehen wir vor: Das Projekt definieren
Dies ist die wichtigste Phase im Projektmanagement. Je genauer und systematischer ein Projekt definiert ist, um so besser und effektiver kann nachher die Organisation erfolgen. Der Erfolg eines Projektes wird dabei von drei Zielvorgaben bestimmt, die man auch "das magische Dreieck" nennt.

Damit beginnt bereits die Grobplanung eines Projektes, die in der folgenden Planungsphase immer weiter verfeinert wird. Die grundsätzlichen Fragestellungen dabei lauten ganz einfach:

1. Was soll erreicht werden?
2. Wie genau, mit wie viel Kraft?
3. Bis wann?

Ohne genaue Planung läuft nichts
Planen heiß vorausdenken, man benötigt Ideen zur Problemlösung und schreitet den Weg des Projektes gedanklich im voraus ab. Mit Hilfe von Techniken zur Ideenfindung wie zum Beispiel dem Brainstorming, Brainwriting (Methode 6-3-5) und dem MindMapping werden die erfolgversprechenden Lösungen gesucht und in die Detailpläne übertragen.

Nachdem alle Pläne ausgearbeitet, verabschiedet und genehmigt sind, werden die notwendigen Mittel eingeteilt und angefordert.

KISS: Keep it simple and stupid

Es gibt natürlich auch Projekte, für die nicht alle Detailpläne benötigt werden. Komplizierte Zusammenhänge sollten nicht unnötig kompliziert, sondern immer so einfach wie möglich dargestellt werden. Gerade bei einer so vielseitigen Disziplin wie dem Projektmanagement ist die Einfachheit ein unbedingtes Gebot.

Jetzt wird das Projekt organisiert
Nach der Verabschiedung der Planung nehmen die einzelnen Teams die Arbeit auf. Zur Kontrolle erfassen wir regelmäßig den IST-Zustand, kontrollieren die IST-SOLL-Abweichung und greifen steuernd und korrigierend ein, sobald es notwendig geworden ist. Dabei sind die Korrekturen auf der Sachebene eines Projektes relativ leicht durchzuführen. Weitaus vielschichtiger sind die möglichen Probleme auf der Beziehungsebene des Projektteams. Hier haben schon oft fehlende Motivation und drohende Konflikte im zwischenmenschlichen Bereichen manches Projekt gelähmt und sogar zum Scheitern gebracht.

Ohne EDV läuft nichts?
Manche Projektleiter hoffen, das sich beim Einsatz einer entsprechenden Software wie zum Beispiel das weitverbreitete "MS-Project" und ähnlicher Programme, ein Projekt wie von alleine organisiert. Diese Ansicht ist aber sehr trügerisch. Die ersten Erfahrungen sind dann meist ernüchternd. Jede Software dieser Art ist ein komplexes Werkzeug - mehr aber auch nicht. Damit können natürlich schnell und einfach Pläne erstellt, Veränderungen und Aktualisierungen durchgeführt werden. Die exakte Definition und Planung eines Projektes erfordern aber umfassendes Wissen und kreative Ideen, was nicht aus dem Computer kommen kann. Projektplanungssoftware kann einen guten Projektleiter noch besser machen - sie wird aber aus einem schlechten oder mittelmäßigen Projektmanager niemals einen guten Projektmanager machen.

Weitere Informationen zum Projektmanagement
Möchten Sie weiterführende Informationen, Literaturlisten, Beratungen und Seminare zum Thema Projektmanagement, dann senden Sie einfach eine E-Mail mit Ihren Fragen an: Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann.
Wir werden Sie gerne informieren.

Die Detailpläne sollten der Reihe nach folgende Schritte umfassen:

• Projektstrukturplan - Was ist zu tun?
• Projektablaufplan - Was, wann?
• Projektterminplan - Wann, wer?
• Kapazitätsplan - Wer, wie viel?
• Kostenplan - Wann, wie viel?
• Gesamtkosten - Wie viel insgesamt?
• Qualitätsplan - Wie?
• Risikoanalyse - Wo liegen Probleme?